يقوم  النظام بأرشفة الوثائق بالدائرة وخزنها بصورة مباشرة عند عملية المسح الضوئي وتوفير السهولة للفهرسة والبحث لاسترجاع اي وثيقة مخزونة بالنظام.

مسح الوثائق:

• يتم سحب الوثائق وخزنها في النظام.

تسجيل معلومات الوثائق:

• يتم تسجيل معلومات تخص الوثائق (تاريخ الاصدار – رقم الوثيقة– نوع الوثيقة – جهة الاصدار – الجهة او الجهات المعنية بالوثيقة)لتساعد على عملية البحث واسترجاع الوثائق.

• اضافة مفاتيح بحث خاصة وتكون اكثر من نوع (تاريخ – نص). ويتم البحث من خلالها لاحقا””. 

         البحــث:

• الهدف من محرك البحث هو الوصول الى الوثيقة المطلوبة باسرع وقت ممكن.

• يكون البحـث عن وثـيقة معينة او مجـموعة وثائق حسب المعلومات المسجلة مسبقاًعن الوثيقة.

• و من الممكن البحث حسب فئة ونوع الوثيقة او بالاستعانة بمفاتيح البحث المخصصة.

التقارير:

• يقدم النظام مجموعة من التقارير (مثلا تقرير عن الوثائق المسحوبة في فترة معينة، تقرير عن الوثائق الخاصة بفئة معينة، تقرير عن الوثائق الصادرة من جهة معينة).

• من الممكن اضافة تقارير اخرى حسب الاحتياج.

اضافة المستخدمين وصلاحياتهم:-

• تقسم صلاحيات المستخدمين الى قسمين

1-   مدخلي البيانات للنظام

2-   مديري نظام الذين يتاح لهم الوصول الى كل واجهات النظام مع امكانية تعريف مستخدمين جدد للنظام.

• يتم تسجيل كل عملية يقوم بها المستخدم في النظام مع وقت وتاريخ العملية.

كل مستخدم يزود بكلمة مرور لغرض الدخول للنظام

يقدم النظام مجموعة من الخدمات لإدارة المدارس و رياض الأطفال بشكل بسيط وسريع من خلال توفير الوظائف الرئيسية مثل تسجيل الطلاب وبياناتهم وتسجيل درجات الطلاب و تسجيل التكاليف الدراسية وادارة عمليات دفع الاقساط الدراسية وادارة الحسابات من مدفوعات ومقبوضات بالاضافة لمجموعة من التقارير التي توفر وصول سريع لاي معلومة في النظام, ومن هذه التقارير (تقرير الطلاب, تقرير الحسابات, تقرير الدرجات), كما يوفر النظام محرك بحث يوفر الوقت والجهد للوصول لكل معلومة في النظام.

متابعة قراءة نظام إدارة المدارس الأهلية و رياض الأطفال →