يقوم  النظام بأرشفة الوثائق بالدائرة وخزنها بصورة مباشرة عند عملية المسح الضوئي وتوفير السهولة للفهرسة والبحث لاسترجاع اي وثيقة مخزونة بالنظام.

مسح الوثائق:

• يتم سحب الوثائق وخزنها في النظام.

تسجيل معلومات الوثائق:

• يتم تسجيل معلومات تخص الوثائق (تاريخ الاصدار – رقم الوثيقة– نوع الوثيقة – جهة الاصدار – الجهة او الجهات المعنية بالوثيقة)لتساعد على عملية البحث واسترجاع الوثائق.

• اضافة مفاتيح بحث خاصة وتكون اكثر من نوع (تاريخ – نص). ويتم البحث من خلالها لاحقا””. 

         البحــث:

• الهدف من محرك البحث هو الوصول الى الوثيقة المطلوبة باسرع وقت ممكن.

• يكون البحـث عن وثـيقة معينة او مجـموعة وثائق حسب المعلومات المسجلة مسبقاًعن الوثيقة.

• و من الممكن البحث حسب فئة ونوع الوثيقة او بالاستعانة بمفاتيح البحث المخصصة.

 

 

 

التقارير:

• يقدم النظام مجموعة من التقارير (مثلا تقرير عن الوثائق المسحوبة في فترة معينة، تقرير عن الوثائق الخاصة بفئة معينة، تقرير عن الوثائق الصادرة من جهة معينة).

• من الممكن اضافة تقارير اخرى حسب الاحتياج.

اضافة المستخدمين وصلاحياتهم:-

 

• تقسم صلاحيات المستخدمين الى قسمين

1-   مدخلي البيانات للنظام

2-   مديري نظام الذين يتاح لهم الوصول الى كل واجهات النظام مع امكانية تعريف مستخدمين جدد للنظام.

• يتم تسجيل كل عملية يقوم بها المستخدم في النظام مع وقت وتاريخ العملية.

كل مستخدم يزود بكلمة مرور لغرض الدخول للنظام